Dit is mijn portfolio voor vaardigheden, waarin ik aantoon dat ik competent ben voor de rol als planmatig werker. De afgelopen acht weken heb mijn rol als planmatig werker uit mogen oefenen in de groep Score Magazine tijdens mijn semester CAVI, wat staat voor Create Audio and Visuals for Internet. In dit portfolio laat ik zien dat ik de indicatoren die bij de rol planmatig werker horen, beheers op niveau twee en zal ik doorverwijzen naar (en citeren uit) eventuele bewijslast die bij de indicator hoort. Dit doe ik op de TVR manier, wat staat voor toelichting, verantwoording en reflectie. Ik begin elk kopje met de naam van de indicator, gevolgd door wat de indicator eigenlijk inhoudt. Vervolgens ga ik aangeven waarom ik competent ben volgens de indicator en volgt er daarna een reflectie op mijn eigen gedrag. Hieronder leest u mijn verslag, maar voor meer aanvullende informatie van mijn teamgenoten verwijs ik u door. Alvast bedankt voor uw tijd en succes met lezen.
Heeft kennis van meerdere projectmanagement methoden en software-ontwikkelmodellen en kan dit toepassen op een automotive project over steenslagfolie voor de onderneming DTR Cardetailing. Analyseert een probleem of uitdaging, en kan hiervoor een geschikte oplossingsmethode kiezen. Is in staat om kritisch te kijken naar eigen planmatig werken en benoemt meetbare sterkte- en verbeterpunten.
In de eerste week van het project zijn we met alle planmatig werkers bij elkaar gaan zitten om over het Plan van Aanpak te praten. Gezien mijn dubbele rol als communiceerder moest ik eerst een vergadering bijwonen van het communicatieteam. Toen ik later bij het team van planmatig werkers kwam zitten, bleek dat alle koppen van het Plan van Aanpak al bezet waren door mijn groepsgenoten. Na kort overleg bleek dat ik niet de enige was die nog geen hoofdstuk had toegewezen gekregen en dat Wallie hetzelfde probleem ondervond. Aangezien wij ook graag onze competentie wouden bewijzen hadden we met de planmatig werkers groep afgesproken dat Wallie en ik het Plan van Aanpak zouden gaan verbeteren zodra we er feedback op hadden gekregen. Zo kon iedereen zijn rol vervullen als planmatig werker en was de werkdruk eerlijk verdeeld.
Toen het Plan van Aanpak was opgestuurd bleek meteen dat het grafisch niet goed in elkaar zat. We kregen van Jelmer de feedback dat de witte letters op het groene gras het document bijna onleesbaar maakte. Ook stelde hij meteen een ultimatum dat hij het document niet wou lezen, tot het moment dat het goed leesbaar was gemaakt. Wallie en ik namen deze feedback serieus en zijn er meteen mee aan de slag gegaan om het document grafisch aan te passen. Je wil natuurlijk wel serieus genomen worden door een bedrijf die zich bezig houdt met MacBook reparatie, zoals het bedrijf Boerefijn Tech. Ook hebben we het document hierna nogmaals doorgelezen en kwamen we achter een paar inhoudelijke fouten. Deze zijn vervolgens ook aangepast en het document is later via de mail opnieuw opgestuurd.
Als ik terugkijk op de eerste week waarin de verdeling van het Plan van Aanpak over de casus, voel ik me toch niet helemaal eerlijk behandeld. Tijdens de verdeling van de hoofdstukken ben ik mee gegaan met de groep, door te aanvaarden dat ik geen hoofdstuk toegewezen kreeg. Hierdoor moest ik samen met Wallie naar een oplossing zoeken die uiteindelijk leed tot het verwerken van de feedback in het document. Ik had destijds liever een hoofdstuk gehad om aan te werken, maar door het niet aangeven van mijn frustratie heb ik het plan van toen maar aanvaard. Ik denk dat ik toen beter had kunnen ingrijpen en misschien een paar hoofdstukken met andere mensen had kunnen delen.
Achteraf gezien kon ik gelukkig nog wel wat doen, aangezien er feedback was die verwerkt moest worden in het document. Wel denk ik dat ik volgende keer toch mijn mond open ga trekken als er zich een zelfde situatie voor doet, zodat ik niet met een vervelend gevoel in mijn maag hoef te zitten. Ook zou het een idee zijn voor de volgende keer om te vragen of de meeting van de planmatig werkers verzet kon worden, gezien mijn andere vergadering met de communiceerders. Dan had ik eerder kunnen ingrijpen in de situatie, omdat ik dan direct al bij de verdeling aanwezig zou zijn geweest. Dit had er waarschijnlijk toe geleid dat ik gewoon een hoofdstuk had gehad waar ik aan kon werken, in plaats van de feedback moeten verwerken voor de groep. Maar aan de andere kant was er dan wel weer iemand anders geweest die de feedback had moeten verwerken, dus eigenlijk maakt het ook niet echt veel uit.
Wel heb ik hieruit dus geleerd dat het nooit kwaad kan je mond open te trekken, omdat dit ervoor kan zorgen dat je meer opties hebt dan één. Heeft kennis van beheer procedures, past deze kennis toe in het project, bewaakt de voortgang en stelt deze bij en legt acties en werkwijzen vast in procedures. Is in staat om kritisch te kijken naar eigen planmatig werken en benoemt meetbare sterkte- en verbeterpunten.
Voor deze opdracht heb ik de voortgangsrapportage gemaakt voor week 6 van het project Score Magazine. Toen ik begonnen was aan de rapportage kwam Wallie naar me toe met het verzoek of we de rapportage samen zouden kunnen maken, omdat er wat fout was gegaan in de verdeling en hij geen enkele week had gekregen om de rapportage in te maken. Dit was geen probleem en we werkten samen verder aan de voortgangsrapportage. Tijdens het maken van de rapportage hebben we gekeken welke onderdelen er nog gedaan moesten worden en welke er al klaar waren. Wallie deed zijn ronde door de klas heen om iedereen te vragen hoe ze ervoor stonden, terwijl ik snel bleef typen wat de antwoorden waren.
Uiteindelijk hebben we dit samengevat in een lijst en in de rapportage verwerkt. Ook keken we naar welke producten er nog niet klaar waren en hier is ook een lijst van gemaakt. Vervolgens hebben we ook actuele problemen beschreven en daarbij vermeld dat er een conflict was tussen Jan en Korst. Later is dit ook opgelost en dat hebben we er uiteraard bij vermeld. Ook werd de planning iets aangepast, aangezien de motion graphics nog niet af waren. Hier is één document van gemaakt en die is direct daarna opgestuurd naar Jelmer, Bert en Mikey.
Het maken van de voortgangsrapportage verliep naar mijn gevoel vrij makkelijk. De samenwerking tussen Wallie en mij was duidelijk en daarbij de rolverdeling ook. Wel vroeg ik me af of het niet te makkelijk ging, waardoor ik ging twijfelen over de bewijslast. Achteraf denk ik dat we makkelijk twee voortgangsrapportages per week hadden kunnen maken. Maar als ik hier nogmaals over na denk dan zie ik het nut er ook niet compleet van in om er twee te maken, want dit had alleen maar voor onduidelijkheid gezorgd. Ik denk dat de verdeling van de voortgangsrapportage ook erg moeilijk te verdelen was over zoveel planmatig werkers als er bij ons in de groep zaten. Toch was dit aardig gelukt, dus achteraf gezien kan ik absoluut niet klagen.
Kan projectmatig een opdracht uitvoeren en maakt een bewuste keuze voor een projectmanagementmethode en/of software-ontwikkelmodel voor gordijnen in opdracht van het bedrijf FR Interieurs. Heeft kennis van beheer procedures, past deze kennis toe in het project, bewaakt de voortgang en stelt deze bij en legt acties en werkwijzen vast in procedures. Evalueert het project en legt dit vast in een verslag. Is in staat om kritisch te kijken naar eigen planmatig werken en benoemt meetbare sterkte- en verbeterpunten.
Voor deze opdracht heb ik een eindevaluatie geschreven voor het project Score Magazine. Om de evaluatie zo eerlijk mogelijk te laten verkopen, heb ik de doelstellingen van het Plan van Aanpak vergeleken met de resultaten van nu. Daar kwamen meerdere conclusies uit, waarbij we een deel van de doelstellingen wel en een deel van de doelstellingen niet hebben gehaald. Lees a.u.b. het document voor het uitgebreide verslag hierover.
Verder heb ik in het document mijn eigen bijdrage en bevindingen beschreven en ben ik de doelstelling gaan ontleden om een zo duidelijk mogelijk beeld van het resultaat te creëren. Ik kwam er ook achter dat de oorspronkelijke doelstellingen niet altijd even concreet waren geformuleerd, waardoor er ruimte voor interpretatie open bleef. Om dit aan te pakken heb ik de doelstelling van meerdere kanten geïnterpreteerd en aan de hand daarvan weer beschreven of de doelstelling nu echt behaald was. Lees voor meer informatie alstublieft de eindevaluatie in de bijlage.
Als ik terugkijk op de eindevaluatie die ik geschreven heb, denk ik dat ik een eerlijk beeld gevormd heb over het project en het verloop ervan. Ik zou kunnen zeggen dat alles soepel is verlopen en dat er geen problemen waren, maar dit zou niet eerlijk zijn. Ook heb ik bij mede planmatig werkers gekeken hoe ze hun eindevaluatie maakten, maar het viel me op dat ze er erg veel emotie in kwijt raakte. Om dit te voorkomen heb ik de eindevaluatie zo objectief mogelijk gemaakt en puur gekeken naar de feiten.
Graag wil ik nog wel kwijt dat ik geleerd heb dat een project niet altijd goed hoeft te gaan of met een ‘happy end’ eindigt. Ik heb hiervoor nog nooit een project gehad, waarbij ik het gevoel had dat het niet ging lukken. Uiteindelijk is het project alsnog geslaagd en was de livestream een succes, maar ik denk niet dat er in de groep veel blijvende connecties zijn gemaakt die er daarvoor nog niet waren.
Ik heb ook geleerd dat ik voor mezelf op moet komen en mezelf op me eigen taken moet richten, in plaats van iedereen om me heen te helpen met hun taken. In voorgaande projecten deed ik dat veel meer dan in dit project en dat heeft dit keer zijn vruchten afgeworpen. Aangezien ik nu meer tijd had voor mijn eigen taken.
Evalueert het project en legt dit vast in een verslag. Analyseert een probleem of uitdaging, en kan hiervoor een geschikte oplossingsmethode kiezen voor het merk die vindbaar is op de website van Duurzaam Spelen. Als kritische situatie wil ik graag het moment nemen waarop ik ingreep tijdens een vergadering. Ik gebruik hiervoor de STARR methode. Ik wil graag nog even vermelden dat ik het raar vind dat alleen pw5 (“Evalueert het project en legt dit vast in een verslag.”) onder deze opdracht valt. In mijn geval viel onder de kritische situatie ook nog pw2 (“Analyseert een probleem of uitdaging, en kan hiervoor een geschikte oplossingsmethode kiezen.”), dus deze heb ik hierboven erbij gezet.
De situatie deed zich voor op een vergadering op 17 mei 2018. Aangezien er nog veel producten afgemaakt moesten worden voor de tussentijdse presentatie (die een dag later zou zijn), was iedereen nog druk bezig en was er onduidelijkheid over wat er nu allemaal al af was. Ook dacht ik op dat moment dat niet iedereen begreep wat er allemaal afgemaakt moest worden voor de volgende dag en dat ik al die materialen zo snel mogelijk nodig had. Mijn taak was tijdens de vergadering zelf in eerste instantie niet bijzonder.
Ik hoefde de vergadering alleen maar bij te wonen. Echter merkte ik dat ik heel veel producten voor de presentatie van de dag erna nog niet had ontvangen en dat veel mensen niet leken te begrepen dat ik die spullen samen met Marijn wel nodig had om te presenteren. De dag na de vergadering zou ik namelijk met Marijn de motion graphics en het voorlopige verloop van de livestream laten zien aan de leraren, waarbij ze ons groen, oranje of rood licht konden geven. Ons project hing eigenlijk van die presentatie af en we zagen het dan ook als onze taak om ervoor te zorgen dat we groen licht zouden krijgen.
Tijdens de vergadering vertelde ik dat ik me zorgen maakte over de presentatie van de dag erna, omdat er heel veel producten nog niet ingeleverd waren. Ook vertelde ik dat ik bang was dat iedereen zich die dag met andere dingen ging bezig houden, waardoor Lan en ik de spullen van de presentatie te laat aangeleverd zou krijgen. Ik maakte ter plekke een voorstel voor een planning om die dag alleen maar op de producten van de presentatie te richten en vroeg of iedereen deze planning realistisch vond.
De planning zorgde ervoor dat zo’n 90% van de projectgenoten zijn spullen diezelfde dag voor 16:00 uur aanleverde. Als ik de producten vergeleek met hoe ze diezelfde morgen er nog uit hadden gezien kon ik de vooruitgang in één dag bijna niet geloven. Zie de gehele reflectie van de kritische situatie hieronder.
Als ik terug kijk op de vergadering zelf ben ik erg blij dat ik de moed had om een planning voor te leggen op dat moment. Iedereen leek met andere dingen bezig te zijn en naar mijn gevoel heb ik toen iedereen op één lijn weten te krijgen. Zelfs de mensen die hun producten niet op tijd hadden aangeleverd zijn er die dag zeker weten mee bezig geweest. Dit zorgde er meteen voor dat ik me ook weer enthousiast voelde over het project en zelf hard doorwerkte.
Over de overige 10% die alsnog te laat waren met inleveren kan ik alleen maar zeggen dat ze gewoon te laat begonnen waren en dat ik erg teleurgesteld in hun was. Ik heb er in ieder geval van geleerd dat een planning maken voor een ander af en toe een goed middel is om alle ogen weer op één lijn te krijgen.